Bimbingan Teknis DMS (Dokumen Manajemen Sistem) – BKD Kabupaten Nunukan Kaltara

June 23, 2015 Implementasi TI, Pelatihan

Administrasi merupakan kegiatan operasional rutin yang dilakukan oleh setiap sdm dalam Institusi atau kantor. Salah satu kegiatan administrasi adalah pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip adalah proses penciptaan, pendistribusian, penggunaan, penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif, pemusnahan, dan penyimpanan arsip permanen. Dan dengan semakin tingginya lalu lintas dokumen dinas sehingga proses pengelolaan arsip memerlukan penanganan secara khusus. Salah satu arsip penting dalam Institusi atau kantor adalah arsip kepegawaian, di dalam pengelolaan arsip kepegawaian, biasanya  arsip/dokumenfisik kepegawaian disimpan di dalam Lemari/Filling Dokumen Manajemen Sistem PNS dengan susunan yang teratur dan tertib, agar dapat ditemukan dan dipergunakan apabila diperlukan. Akan tetapi didalam pengelolaan arsip kepegawaian ini memiliki beberapa kekurangan antara lain, pencarian kembali dokumen memerlukan waktu yang relatif lama sehingga mempengaruhi pelayanan informasi kepegawaian, memerlukan ruang penyimpanan yang cukup luas karena arsip selalu bertambah, serta memungkinkan terjadi kehilangan dokumen.

Dengan semakin pesatnya kemajuan di bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi, pengelolaan arsip kepegawaian secara fisik dapat dilaksanakan secara bersama-sama dengan pengelolaan secara elektronik dengan bentuk image document. Sehingga arsip elektronik dalam bentuk image document hasil pemindaian (scanning) dokumen fisik kepegawaian dapat dikelola menggunakan aplikasi DMS (Dokumen Manajemen Sistem). Aplikasi ini akan memberikan beberapa kelebihan yaitu, memudahkan dalam penyimpanan dan pencarian kembali dokumen kemudian  pelayanan dengan aplikasi DMS (Dokumen Manajemen Sistem) dapat diselenggarakan melalui jaringan komputer (Intranet dan Internet), serta tidak memerlukan ruang penyimpanan khusus karena image document disimpan di dalam hard disk komputer.

Karena pentingnya pengelolaan dokumen kepegawaian secara cepat, tepat dan efisien maka pada tanggal 17 s/d 19 Juni 2015 BKD Kabupaten Nunukan Provinsi Kalimantan Utara (Kaltara) bekerja sama dengan YES Jogja mengadakan kegiatan Bimbingan Teknis (Bimtek) DMS (Dokumen Manajemen Sistem). Setelah mengikuti Bimtek DMS (Dokumen Manajemen Sistem) diharapkan sdm yang berkompeten dengan pengelolaan arsip kepegawaian dapat :

1. Memahami konsep dasar tentang kearsipan elektronik.
2. Memiliki keterampilan mengoperasikan aplikasi DMS (Dokumen Manajemen Sistem)
3. Memiliki kemampuan menerapkan aplikasi DMS (Dokumen Manajemen Sistem) dalam pengelolaan arsip di unit kerjanya.