Pelatihan e-Document dari Dinas Kehutanan Provinsi Kep. Bangka Belitung

September 22, 2014 Implementasi TI, Pelatihan

Kegiatan di bidang administrasi merupakan kegiatan operasional rutin yang dilakukan oleh setiap personil di semua bidang dalam sebuah organisasi ataupun kantor. Banyak proses-proses administrasi formal dan terkait dengan aspek legal dan umumnya akan tertuang dalam bentuk dokumen dinas tertulis. Lalu lintas dokumen, surat, nota, atau memo dinas antar bagian atau unit kerja dapat berkembang menjadi semakin besar, sehingga memerlukan tenaga dan pemikiran yang semakin besar pula dalam pengelolaanya. Saat ini yang terjadi adalah, hampir semua organisasi atau kantor  masih menyimpan atau mengarsipkan dokumen secara konvensional saja dalam bentuk fisik, kertas atau hard copy. Dengan bertambahnya dokumen maka tempat untuk menyimpan dokumen-pun bertambah besar.

Akan tetapi dengan berkembangnya teknologi informasi dan komunikasi saat ini serta tuntutan untuk mewujudkan penyelenggaraan kepemerintahan yang baik, munculah ide pengarsipan dokumen secara elektronik oleh setiap SKPD yang menjadi salah satu jawaban untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan dokumen sebagai salah satu sumber daya informasi yang penting. Menggunakan Dokumen elektronik mudah dibuka dan ditelusuri isi dan riwayatnya, yang sebelumnya sulit dilakukan pada dokumen kertas. Dokumen elektronik memungkinkan pembagian informasi yang efektif, serta dapat memberikan kontribusi dalam menyebar luaskan informasi, dan pengarsipan dokumen secara elektronik ini mengacu pada Keputusan Menteri Komunikasi dan Informasi No. 56 Tahun 2003 tentang Panduan Manajemen Sistem Dokumen Elektronik, tentang perlunya pengarsipan dokumen dikelola secara elektronik menggunakan aplikasi sistem informasi manajemen kearsipan elektronik.

Mengingat pentingnya penataan dan pengelolaan arsip secara efektif dan efisien, maka pemanfaatan software e-Document dalam pengelolaan kearsipan sangatlah relevan agar suatu organisasi atau kantor dapat mengelola arsip secara efektif dan efisien. Sehingga pada tanggal 18 s/d 20 September 2014
Dinas Kehutanan Provinsi Kep. Bangka Belitung mengikuti  Pelatihan komputerisasi kearsipan ini guna mempelajari pengelolaan arsip secara elektronik menggunakan aplikasi e-Document. Dengan aplikasi ini maka penyimpanan, pencarian kembali dan pencetakan dokumen arsip dapat dilakukan dengan mudah. Aplikasi e-Document ini juga dapat digunakan untuk mengelola arsip foto digital. Aplikasi e-Document ini adalah aplikasi kearsipan elektronik berbasis web yang dibuat menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL.