Pelatihan e-Document dari BPMP2T Kabupaten Merauke

September 11, 2014 Implementasi TI, Pelatihan

Bagian Administrasi memiliki kegiatan operasional rutin yang dilakukan oleh setiap personil dalam sebuah organisasi ataupun suatu kantor. Beberapa proses administrasi formal tentunya terkait dengan aspek legal dan umumnya akan tertuang dalam bentuk dokumen dinas tertulis. Lalu lintas dokumen, surat, nota, atau memo dinas antar bagian atau unit kerja dapat berkembang menjadi sangat besar, sehingga memerlukan effort yang semakin besar pula dalam pengelolaanya. Beberapa hal yang sering terjadi saat ini adalah, hampir semua organisasi  atau kantor saat ini masih menyimpan atau mengarsipkan dokumen secara konvensional dalam bentuk fisik, kertas atau hard copy.

Hal ini ini memiliki banyak kekurangan, antara lain :

• Memerlukan ruang penyimpanan yang cukup luas karena arsip selalu bertambah;
• Dokumen Mudah mengalami kerusakan dan hilang;
• Pencarian kembali dokumen cukup rumit dan memerlukan waktu yang relatif lama;
• Pendistribusian dokumen antar pegawai kurang cepat dan efektif.

Denganpesatnya kemajuan dibidang (TIK Teknologi Informasi dan Komunikasi) telah melahirkan perubahan tatanan dalam kehidupan bermasyarakat, salah satunya adalah pemanfaatan teknologi informasi di dalam kegiatan pengelolaan kearsipan.

Menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan, bahwa dalam rangka pemeliharaan arsip dinamis dapat dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. Dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi dewasa ini serta tuntutan untuk mewujudkan penyelenggaraan pengelolaan perguruan tinggi yang baik, pengarsipan dokumen secara elektronik oleh setiap kantor merupakan salah satu jawaban  dan upaya untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan dokumen sebagai sumber daya informasi yang berharga. Dokumen elektronik mudah dibuka dan ditelusuri isi dan riwayatnya, yang sebelumnya sulit dilakukan pada dokumen kertas. Dokumen elektronik memungkinkan pembagian informasi yang efektif, serta dapat memberikan kontribusi pada penyebarluasan informasi.

Karena pentingnya penataan dan pengelolaan arsip secara efektif dan efisien, maka pemanfaatan Komputerisasi Kearsipan menggunakan software e-Document dalam pengelolaan kearsipan sangatlah relevan. Aplikasi ini memiliki fasilitas  menyimpan data-data arsip dalam bentuk elektronis, dengan kemudahan pencarian kembali data-data tersebut dengan mudah dan cepat berdasarkan nomor surat, perihal atau isi arsip tersebut, selain menyimpan data secara elektronis, aplikasi ini juga memiliki fasilitas untuk menyimpan informasi tentang keberadaan secara fisik dari arsip tersebut, arsip-arsip yang disimpan kemudian didokumentasikan melalui aplikasi SIM Kearsipan Elektronik yang tersimpan secara elektronis pada komputer server atau PC.

Mengingat pentingnya penataan dan pengelolaan arsip secara efektif dan efisien, maka BPMP2T Kab. Merauke pada tanggal 10 s/d 12 September 2014 mengirimkan 4 SDM untuk mengikuti Pelatihan e-Document.